Трите вида измами при изплащане на заплати: Служи ли сте служителите ви да ви крадат?

По-голямата част от времето, когато хората мислят за служителите, които крадат от работата си, мислят, че хората нахлуват в килера за доставки и донесат домашни кутии с химикалки и купчини легални тампони. Има обаче още по-скъпа форма на измама, която се случва в бизнеса от всякакъв мащаб в цялата страна: измами при заплати.

Измамите при заплати са изненадващо чести, засягащи около 30% от бизнеса годишно. Бизнесът губи милиони долари благодарение на безскрупулни служители, които вземат повече пари, отколкото са спечелили. Това дори не отчита разходите, свързани с разследването на потенциални измами и предприемането на действия срещу извършителите. В някои случаи служителите се нареждат да плащат реституция, но често измамите на служители водят до загуби за компанията.

Въпреки това, не всички измами със заплати са създадени равни. По принцип съществуват три вида измами при изплащания на работна заплата: измами с часове за работа, служители на призраци и погрешна класификация на служителите. Разбирането на нюансите между всеки тип помага на обучените в колежа следователи да преценят и да спрат престъпленията, преди да струват парите на компанията ви.

Честота на измамите

Измамите с часовник включват изплащане на служителите неправилно за работните часове. В някои случаи компаниите плащат надплатени възнаграждения на базата на фалшифицирани срокове; служителите може дори да имат часовник за колеги и да ги заминават, когато те дори не са планирани да работят. В една обща схема за график служител ще "забрави" да влезе или излезе от часовника, като по този начин се изисква ръчно въвеждане, на което след това се добавят допълнителни часове. В други случаи служителят по ведомствата може да се включи в схемата и ръчно да надвишава часовете за заетост на служителите, за да увеличи броя на отработените часове или дори размера на заплащането.

Тайминг измамите обикновено могат да бъдат улавяни бързо чрез редовни одити и прегледи на графика на служителите и строги политики по отношение на представянето и промяната на разписанието. Например, мениджърът трябва да одобрява всякакви ръчни записи, а промените в процентите на заплащане, типовете служители или мениджър или човешки ресурси трябва да документират графиците писмено. Одитите ще разкрият аномалии - като например служителят, който обикновено е планиран да работи от понеделник до петък, внезапно да чака в събота и неделя, и да спре измамите си.

Служители на призраци

Плащате ли служители, които всъщност не работят за вас? Може да се изненадате. Служителите на призрак са вторият най-разпространен тип измама, а персоналът или мениджърът на заплатите често го преследват. Накратко, служител на призрак е или фалшив служител, който никога не е работил за вашата компания - но който е бил "създаден" чрез заплата за отклоняване на средства или някой, който някога е работил за компанията и оттогава е напуснал, но никога не е официално прекратен в системата за заплати.

Обърнете внимание на този сценарий: Вашият служител по заплати е Мери Елизабет Смит. Мария реши, че не печели достатъчно, затова създава "нов" служител на име Мери Бет Смит. После, когато управлява щатската разплата, тя съкращава две чекове, една легитимна за Мери Елизабет, а после друга за Мери Бет. В друг сценарий, приемете, че наскоро служител напусна компанията. Мениджърът Ви на заплати Мери Елизабет решава, че би искала да спечели заплата на този човек, така че не прекратява заплащането си, а вместо това отклонява това възнаграждение с чек, направен на Мери Бет Смит.

Подобно на измами с часовник, служителите на призрак обикновено могат да бъдат изчерпани с редовни одити и да сравняват вашите регистри за заплати с проверените проверки или депозити, за да открият аномалии като дублирани имена, адреси и номера на социално осигуряване, както и имената на служителите които вече не работят за компанията. Разделянето на митата също помага да се предотврати този вид измами. С други думи, човекът, който обработва заплати, не трябва да бъде един и същ човек, който прави промени в записите на служителите.

Работническа грешка

Неправилната класификация на работниците е вид измама на заплати, извършена от самата компания, умишлено или поради неправилно разбиране на правилата. IRS изисква работодателите да класифицират служителите като независими изпълнители (1099 служители) или W-2 служители, в зависимост от вида работа, как се плащат и от параметрите на работата.

Някои работодатели умишлено класифицират служителите си като 1099 работници, за да избегнат плащането на данъци върху заплатите, премии за здравно осигуряване и други обезщетения, което е явно нарушение на закона и представлява измама. Други служители погрешно класифицират служителите. Така или иначе, глобата за такава измама може да достигне до 25 000 долара наведнъж - плюс обратно такси за заплати и наказания - затова е най-добре да работите с квалифицирана компания за заплати или опитен мениджър, за да класифицирате служителите по подходящ начин.

Измамите при заплати са скъпи за вашия бизнес. Оставайки на върха на кого се плаща колко - и да се гарантира, че на работниците се плаща това, което печелят - е важно за вашите крайни резултати. Освен това, когато сте заплата е точна, можете да съсредоточите вниманието си върху запазването на тези paperclips от ходене от килера за доставка.